Step 1：谁是我的邮件对象？
在所有商务写作中，受众是首要考虑因素。
读者将决定交流的语气、形式和内容。
电子邮件的读者可能是你的同事、客户或主管。
每个读者都有不同的背景、项目知识和优先级。
![]()
Step 2：确认邮件结构及标题
01 Structure（结构）
① Greeting (问候)
② Brief pleasantry（简短的客气话）
③ Purpose（目的）
④ Content（正文）
⑤ Closing（结尾）
⑥ Signature（落款）
02 Subject line（主题句、标题）
① 内容：邮件的高度概括
② 作用：让收件人点开你的邮件
③ 长度：3-8个词
④ 要求：直接、自然、相关、准确
主题句是一封邮件最重要的部分，它是内容的高度概括浓缩。
主题句的作用就是让收件人点开你的邮件。
收件人可能一天要处理几百封邮件，
如果你的主题句没有写好，甚至没有写，你的邮件很可能被当作垃圾邮件处理。
主题太长或太短都可能造成误解。
作为邮件的标题，3-8个词的长度是最合适的。
●Bad examples
1. Very Important！
2. For YourReview.
●Good examples
1. Your BookShop Order Delivery Dec 2
2. Client Report Revisions: Please Review by 4 PM
Step 3：开写！
01 Greeting（问候）
个人的、个性化的问候，有助于给阅读者留下好印象，
让阅读者感觉你不是群发给所有人，而是特地、亲切地与TA一个人对话。
● 不知收件人：
To whom it may concern, （敬启者）
● 知性别：
Dear Sir / Madam,
Dear Mr/Mrs/Ms + 姓
● 知头衔/职位：
Dear Prof.（教授）/ Dr.（博士）/ + 姓
注意：在正式的英文邮件中，如果在知道对方职位的前提下，
尽量使用"头衔+姓"的方式开场。
要记得greeting后面的标点符号是逗号, 然后空一行，之后才正式开始信的内容。
熟悉的朋友同事可以直呼他/她的名字(first name)，例如Hi Lance。这样更加直接、方便。
如果是回复邮件，对方之前的邮件有署名，
可以直接Dear+对方的名字；
这在商务邮件中同样适用。美资公司一般都用"Hi"，而不用"Dear"。
02 Brief pleasantry（简短的客气话）
① 如果你是第一次给TA发邮件，
那么开头可以礼貌用一句客气话将收件人和你联系起来。
这样读者可以更好地理解接下来内容的语境。
你可以说：It was so nice to meet you at the event last week.
② 如果你从收件人那里得到了帮助，可以在这里表示感谢，
无论是感谢他提供的帮助，或是他分享的文章。
你可以说：I appreciate you taking the time to help me with this project.
③ 如果是一个联系过的人，
你可以说：It has been a while since we were in touch. Hope you are doing great.
④ 或者只是一句温暖的祝福：
Hope this email finds you well
需要注意的是，不要在邮件的开头过度客套。
一些客气话是为了邮件的最终目的。
你希望收件人了解并且做什么，这才是最关键的。
03 Purpose（目的）
在详细表述前，告知邮件重点，
例如：
I am writing to inquire…
I am writing in reference to…
I am writing to confirm/ enquire/ inform you…我写信时要确认/询问/通知你…
I am delighted to give you the details about…我很开心能给你提供…的详情
I am writing to confirm my attendance. (收到面试信息后的回复)
I apologize for the delay in my reply.
Thank you for your request for a quotation.
Thanks for your interest in...
Thank you for your inquiry about...
Thank you for your continued support.
![]( "BlogThis!")
BlogThis!共享给 Facebook分享到Pinterest
